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O Escolinha 4 - Questões

   
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Para clientes com necessidades mais exigentes e escaláveis, criamos a nova versão O Escolinha 4, tendo por base a já conhecida aplicação O Escolinha II.

Para além do aspecto visual, a nova aplicação conta com novas funcionalidades, das quais destacamos: Base de dados SQL Server, integração com sistema de SMS, exportação de qualquer relatório formatos PDF e outros, possibilidade de envio de documentos como Avisos, Facturas, Recibos por email, suporte de vários tipos de documentos.

Direccionada para todo o tipo de instituições de Educação desde Públicas a Particulares, como berçários, creches, infantários, externatos, colégios e ATL´s.

O software disponibiliza um leque de vertentes de utilização, cujas finalidades estão direccionadas para a gestão de diversas instituições ao nível de, Gestão de Alunos e Candidatos, Gestão Pedagógica, Processamento de Mensalidades, Transformação de avisos de pagamento em facturas / recibos, Recebimentos parciais e vários relatórios financeiros, estatísticos e administrativos.

   
Perguntas e Respostas Frequentes

  • 1 - Como configurar num utilizador o acesso ao ecran de Documentos de Facturação, permitir criar novos documentos e imprimi-los
    • Seleccionar a opção Utilizadores do menu Sistema\Configuração.
    • Seleccionar o utilizador a parametrizar.
    • Pressionar no botão ?Modificar? para aceder aos dados do utilizador.
    • Seleccionar o separador Permissões.
    • Posicionar na permissão Documentos de Facturação.
    • Seleccionar as opções A, N, G, I.

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  • 2 - Como criar uma secção e um grupo numa área de ensino
    • Seleccionar a opção Estrutura da Escola do menu Tabelas\Área Pedagógica.
    • Seleccionar a área de ensino pretendida.
    • Pressionar no botão ?Novo? para criar o grupo.
    • Definir o Código e a Descrição do grupo.
    • Pressionar no botão ?Gravar? para guardar o grupo.
    • Manter a selecção do grupo criado.
    • Pressionar no botão ?Novo? para criar a secção.
    • Definir o Código e a Descrição da secção.
    • Pressionar no botão ?Gravar? para guardar a secção.

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  • 3 - Como anexar um ficheiro à ficha de aluno
    • Pressionar no botão ?Alunos? da barra de ferramentas, para aceder à ficha do aluno.
    • Seleccionar o aluno pretendido.
    • Pressionar no botão ?Modificar? para aceder aos dados da ficha.
    • Pressionar no botão ?Documentos? para anexar o ficheiro.
    • Pressionar no botão ?Adicionar? para introduzir uma nova linha.
    • Na coluna Tipo de Documento definir a descrição que identifique o ficheiro a anexar, caso não exista na lista para selecção.
    • Posicionar na coluna Ficheiro.
    • Pressionar no botão para associar o ficheiro a anexar.
    • Seleccionar o ficheiro a anexar e pressionar no botão Open.
    • Nas colunas Data Doc e Validade Doc preencher caso se verifique.
    • Pressionar no botão ?Gravar?.

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  • 4 - Como criar uma rubrica que permite calcular uma percentagem sobre a mensalidade
    • Seleccionar a opção Rubricas do menu Tabelas\Contabilísticas e Financeiras,
    • Pressionar no botão "Novo", para criar uma nova rubrica,
    • Definir o Código e a Descrição da rubrica,
    • Na Incidência seleccionar a opção "Por Percentagem Sobre a Rubrica",
    • Abaixo seleccionar a rubrica de Mensalidade e o valor de percentagem a aplicar,
    • Na Parametrização indicar se vai para IRS e seleccionar a opção "Lançar na Factura",
    • Pressionar no botão "Gravar" para guardar a nova rubrica.

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  • 5 - Como aplicar uma actividade numa turma inteira ou parcial
    • Seleccionar a opção Alterações Mensais do menu Administrativo,
    • Pressionar no botão "Novo" para criar um registo,
    • Seleccionar o mês e ano onde pretende aplicar a actividade,
    • Se pretende reflectir para a turma inteira:
    • Em Alterações Afecta ao seleccionar a opção "Estrutura Ensino",
    • No quadro ao lado seleccionar a turma onde pretende aplicar a actividade,
    • Se pretende reflectir para a turma, mas só nalguns alunos:
    • Em Alterações Afecta ao seleccionar a opção "Estrutura Ensino",
    • No quadro ao lado seleccionar a turma onde pretende aplicar a actividade,
    • Seleccionar a opção "Não reflectir em todos os alunos",
    • Em Alunos seleccionar os alunos que pretende reflectir a actividade,
    • No quadro das rubricas, introduzir a actividade e respectivo valor,
    • Pressionar no botão "Gravar" para guardar a actividade,
    • Verificar no separador Selecção que aparecem os alunos para essa actividade individualmente.

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  • 6 - Como efectuar o processamento de mensalidades
    • Depois de definir as rubricas nas fichas dos alunos activos e as alterações mensais, caso existam,
    • Seleccionar a opção Processamento de Mensalidades do menu Administrativo,
    • Seleccionar o ano e o mês a processar,
    • Por defeito, assume o tipo de documento onde reflectir as mensalidades a processar,
    • Seleccionar a Série, no caso de ser diferente da que aparece por defeito,
    • Indicar a Data do Documento, no caso de ser diferente da que aparece por defeito,
    • Seleccionar o Banco para aparecer na impressão do documento a indicação para que NIB poderão efectuar pagamento por transferência bancária,
    • Pressionar no botão "Processar",
    • Verificar as anomalias, caso surge um relatório,
    • Ultrapassar todas as anomalias apresentadas,
    • Pressionar novamente no botão "Processar",
    • Pressionar no botão "Yes", se pretender imprimir as mensalidades, ou no botão "No", se não pretender.

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  • 7 - Como fazer para acrescentar uma nova rubrica num aviso já processado
    • Se se tratar de uma rubrica que irá reflectir para os outros meses:
    • Seleccionar a opção Processamento de Mensalidades do menu Administrativo,
    • Seleccionar o ano e o mês a que pertence o aviso,
    • Pressionar no botão que se encontra entre o código e o nome do aluno para aceder à ficha do aluno,
    • Seleccionar o separador Rubricas,
    • Adicionar a rubrica pretendida, o respectivo valor, seleccionar os meses onde pretende reflectir a rubrica e seleccionar a opção Fac,
    • Pressionar no botão "Gravar" para guardar a introdução da rubrica,
    • Sair da ficha do aluno,
    • No Processamento de Mensalidades, seleccionar a linha correspondente ao aviso onde pretende reflectir a nova rubrica,
    • Pressionar no botão "Processar",
    • Pressionar no botão "Yes", se pretender imprimir o aviso alterado, ou no botão "No", se não pretender.
    • Se se tratar de uma rubrica que só irá reflectir naquele mês num aviso:
    • Seleccionar a opção Alterações Mensais do menu Administrativo,
    • Pressionar no botão "Novo" para criar um registo,
    • Seleccionar o mês e o ano onde pretende reflectir a rubrica,
    • Em Alterações Afecta ao seleccionar a opção "Individual",
    • Seleccionar o aluno,
    • No quadro das rubricas, introduzir a rubrica e respectivo valor,
    • Pressionar no botão "Gravar",
    • Sair das Alterações Mensais,
    • Seleccionar a opção Processamento de Mensalidades do menu Administrativo,
    • Seleccionar o ano e o mês a que pertence o aviso,
    • Seleccionar a linha correspondente ao aviso onde pretende reflectir a nova rubrica,
    • Pressionar no botão "Processar",
    • Pressionar no botão "Yes", se pretender imprimir o aviso alterado, ou no botão "No", se não pretender.

    Atenção
    Estes procedimentos não funcionam caso o aviso apresente o estado Facturado, pois deixa de permitir alterações. Só depois ao nível dos documentos de facturação manualmente.

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  • 8 - Como fazer para não facturar determinadas actividades que transparecem num aviso de pagamento
    • Se pretende ao nível da rubrica é necessário indicar na tabela de Rubricas se pretende lançar para factura ou não através da opção "Lançar na Factura".
      e/ou
    • Se pretende ao nível da rubrica definida num aluno, é necessário no separador Rubricas definir a opção "Fac".
      e/ou
    • Se pretende ao nível de uma alteração mensal, é necessário no separador Dados no quadro das rubricas definir a opção "Fac".

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  • 9 - Como anular um aviso de pagamento
    • Um documento do tipo aviso só é permitido remover e não anular, conforme poderá fazer nos documentos do tipo Factura.
    • Para remover os avisos é necessário efectuar os seguintes procedimentos:
    • Aceder à opção Tipos Documentos do menu Tabelas\Contabilísticas e Financeiras,
    • Seleccionar o documento Aviso,
    • Pressionar no botão "Modificar",
    • Seleccionar a opção "Permite Remover",
    • Pressionar no botão "Gravar" para guardar a alteração.

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  • 10 - Como imprimir em série os avisos processados num mês/ano
    • Seleccionar a opção Impressão de Avisos de Pagamento do Menu Administrativo,
    • Seleccionar o Ano e o Mês pretendido,
    • Pressionar no botão "Pesquisar" para activar o filtro definido,
    • Activar a opção "Seleccionar todos" para seleccionar todos os avisos que aparecem na grelha,
    • Pressionar no botão "Imprimir",
    • Seleccionar a opção "Imprimir", indicando o número de cópias e seleccionando a impressora, caso seja diferente o que apresenta por defeito,
    • Pressionar no botão "Imprimir" e aguardar os documentos impressos na impressora.

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  • 11 - Para que servem as séries nos documentos

    A série nos documentos serve para aplicar numerações distintas no mesmo documento.
    Por exemplo, por ano classificar séries diferentes, por forma a que todos os anos a numeração seja inicializada.

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  • 12 - Como criar um documento Nota de Crédito
    • Seleccionar a opção Tipos Documentos do menu Tabelas\Contabilísticas e Financeiras,
    • Pressionar no botão "Novo", para criar um documento,
    • Definir o Código e a Descrição,
    • Seleccionar em Natureza a descrição Crédito,
    • Seleccionar a opção "Permite Criação Manual",
    • Seleccionar a Data Pré-definida pretendida,
    • Pressionar no botão "Gravar" para guardar o novo registo.

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  • 13 - Como anular um documento de facturação
    • Seleccionar a opção Tipos Documentos do menu Tabelas\Contabilísticas e Financeiras,
    • Seleccionar o tipo de documento que pretende anular,
    • Pressionar no botão "Modificar"para aceder aos dados configurados,
    • Confirmar que a opção "Permite Remover" não está activa,
    • Seleccionar a opção Documentos de Facturação do menu Administrativo,
    • Seleccionar o documento que pretende anular,
    • Posicionar no separador Dados,
    • Pressionar no botão "Anular",
    • Pressionar no botão "Yes", se pretender anular o documento, ou no botão "No", se não pretender.

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  • 14 - Como emitir um documento de 2.ª via

    Pela activação da opção "Discriminar 2ª Via" que se encontra disponível no botão "Imprimir" através das opções Impressões de Avisos de Pagamento, Documentos de Facturação e Gestão de Recibos, do menu Administrativo.

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  • 15 - Como criar um recibo que ainda não é para liquidar
    • Seleccionar a opção Geração Automática de Recibos do menu Administrativo,
    • Filtrar a Data Documento onde se encontra os documentos por liquidar,
    • Activar a opção "Seleccionar todos",
    • Pressionar no botão "Processar",
    • Confirmar o documento de liquidação, a Série e a Data Doc,
    • Pressionar no botão "Confirmar", a fim de gerar os recibos sem indicação do pagamento,
    • Mais tarde, quando pretender definir o pagamento ou processar o recibo deverá seleccionar a opção Gestão de Recibos do menu Administrativo,
    • Posicionar no recibo pretendido,
    • Pressionar no botão "Modificar" para aceder aos dados do recibo,
    • Em Dados de Liquidação seleccionar o meio de pagamento, definir o n.º cheque ou documento e seleccionar o banco,
    • Pressionar no botão "Imprimir" para dar como Emitido o recibo.

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  • 16 - Como efectuar um pagamento parcial de um documento de facturação
    • Seleccionar a opção Gestão de Recibos do menu Administrativo,
    • Pressionar no botão "Novo" para criar um recibo,
    • Confirmar o tipo de documento, a série e a data doc,
    • Seleccionar o aluno e a filiação,
    • Pressionar no botão "Importar" para seleccionar o documento de facturação a liquidar parcialmente,
    • Seleccionar o documento pretendido,
    • Pressionar no botão "Confirmar", para transferir o documento para as linhas do recibo,
    • Na coluna Valor a Liquidar definir o valor a pagar,
    • No Valor do Recibo definir o mesmo valor,
    • Pressionar no botão "Gravar",
    • Pressionar no botão "Imprimir" para dar como Emitido o recibo.   

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  • 17 - Onde analisar os documentos que faltam por pagar

    Os relatórios através do qual poderá analisar os valores pendentes são:

    • Avisos de Vencimento,
    • Extractos,
    • Composição de Saldos.

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  • 18 - Como tirar uma declaração de I.R.S. com a apresentação das rubricas
    • Seleccionar a opção Declaração de I.R.S. do menu Relatórios/Financeiros,
    • Seleccionar o ano pretendido,
    • Pressionar no botão "Pesquisar",
    • Seleccionar o aluno para o qual pretende emitir a declaração,
    • Seleccionar as opções "Declaração" e "Detalhada",
    • Definir a Data do Processamento,
    • Activar a opção "Folha de Rosto", caso pretende juntar uma carta de rosto à declaração,
    • Pressionar no botão "Imprimir",
    • Seleccionar a opção de Imprimir ou de Pré-visualizar,
    • Pressionar no botão "Imprimir".

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  • 19 - Que listagens de finais do mês é que se pode entregar à contabilidade

    Para a contabilidade é necessário uma relação dos documentos de facturação emitidos com a discriminação do valor de I.V.A. e da base Incidência. Esta informação conseguimos através do relatório Mapa de IVA, através do menu Relatórios/Financeiros.

    Também é necessário entregar à contabilidade uma relação dos recebimentos. Esta informação conseguimos através do relatório Relação de Documentos filtrando pelo documento de liquidação, através do menu Relatórios/Financeiros.

    E pelo relatório Recebimentos por Meio de Pagamento, conseguimos identificar os vários recibos com relação à forma como foi efectuado o pagamento.

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  • 20 - Onde verificar a versão actual da aplicação

    A versão da aplicação pode ser verificada através das opções Serviços Técnicos ou Acerca disponível no menu Ajuda.

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